Hành trình 7 tháng nộp hồ sơ Canada Study Permit – Happy Ending

Chia sẻ quá trình 7 tháng từ lúc nộp đến lúc được cấp Study Permit – Giấy phép đi học ở Canada cho cháu mình, vừa tốt nghiệp trung học ở VN vào tháng 7 và nhập học năm nhất vào tháng 9 năm nay tại Đại học Memorial University of Newfound land (MUN). Nói chung là kể chuyện cho mọi người biết thêm quá trình nhập học Đại học ở Canada như thế nào, và thông tin cho bạn nào cũng thích tự làm giấy tờ hồ sơ giống mình.

Giấy tờ cần để đi học ở Canada bao gồm (1) Giấy chấp nhận nhập học của trường học và (2) Giấy phép đi học.

Bước 1. Giấy chấp nhận của ĐH – Admission letter

Lưu ý là để nhập học tháng 9 thì sinh viên sẽ phải nộp hồ sơ từ cuối tháng 1 cùng năm đó. Lúc này nếu đang học lớp 12, nếu chưa tốt nghiệp PTTH thì có thể nộp bảng điểm 5 kì. Tân sinh viên sẽ cần lập một tài khoản trên trường (Portal account), trường nào cũng có link General – Apply Now hướng dẫn tỉ mỉ các bước để lập tài khoản này, ví dụ như trường mình:

Sau khi tạo Portal, sinh viên có thể điền thông tin cá nhân upload các giấy tờ gồm:

(1) điểm IELTS, yêu cầu ít nhất 6.5, không có điểm hợp phần nào dưới 6.0.

(2) bảng điểm 5 kì, scan bản gốc, bản dịch và công chứng.

(3) Personal Statement.

Nếu là chương trình Competitive (có thi tuyển, hồ sơ duyệt lấy từ cao xuống thấp đến khi đủ số SV giới hạn), ví dụ yêu cầu để nhập học chương trình Nghệ thuật (Fine Art) thì sẽ phải nộp thêm khoảng 20 tác phẩm ưng ý nhất đa dạng thể loại, bao gồm tiêu đề và lời giới thiệu ngắn gọn cho mỗi tác phẩm.

Sau khi upload hồ sơ, trường có thể xác nhận (verify) điểm IELTS online dễ dàng. Tuy nhiên, nếu đang là học sinh lớp 12 ở ngoài Canada thì họ sẽ không xác nhận được, nên sẽ yêu cầu thêm thủ tục chính thức từ trường PTTH bằng 1 trong 2 cách:

• Trường học gửi qua bưu điện bảng điểm 5 kì bản tiếng Việt và tiếng Anh dịch công chứng sang địa chỉ trường Đại học Canada, có đóng dấu giáp lai của trường trên phong bì. (Gia đình có thể xin dấu giáp lai của phòng Hành chính rồi tự đi gửi bưu điện).

Hoặc

• Thành viên Ban giám hiệu hoặc phòng ban phụ trách thông tin học sinh gửi email bản scan bảng điểm 5 kì (bản gốc, bản dịch) đến email tuyển sinh chính thức của trường. Tên và Email của người gửi phải khớp với địa chỉ email cung cấp trên trang web chính thức của trường PTTH (cung cấp thông tin này trong Email).

Sau khi trường Đại học nhận được phong bì hoặc Email chính thức và xác thực được học sinh đang theo học trường PTTH ngoài Canada, hồ sơ tuyển sinh sẽ được xét duyệt và kết quả ban đầu sẽ được báo trong vòng 2 tuần. Cháu mình nhận được thư chấp nhận nhập học sớm của trường từ ngày 14/2. Đây là thư nhập học có điều kiện là bổ sung bằng tốt nghiệp trung học/bảng điểm 6 kì trước khi nhập học chính thức.

Ngoài ra, kết quả của chương trình có thi tuyển sẽ đến sau, cháu mình nhận được thư chấp nhận vào chương trình Fine Art vào 8/3. Tuy vậy, chỉ cần thư chấp nhận nhập học có điều kiện là đã có đủ thông tin cần thiết (ví dụ như mã số sinh viên, số DLI của trường, tên ngành học, bậc học, thời gian tổng khoá học, học phí năm đầu tiên, v.v…) để làm bước tiếp theo – Nộp hồ sơ xin giấy phép đi học (SP).

Bước 2. Giấy phép đi học – Study Permit.

Giấy phép đi học được cấp bởi IRCC (Bộ quản lý xuất nhập cảnh Canada) bằng cách tạo tài khoản và nộp hồ sơ online.

Như mình kể chuyện hôm trước, mình đã rất chủ quan khi thấy cháu nhận được thư chấp nhận học từ Đại học rất sớm từ tháng 2, cháu cũng đã có điểm IELTS 7.0 từ năm lớp 11. Mình tự tin là thời gian dư dả, nên tư vấn anh chị nộp hồ sơ Study Permit theo đường chứng minh tài chính (CMTC) vì mình tính tối đa 4-5 tháng là có kết quả, không thể nào muộn hơn, thì tháng 7 có Student visa vẫn kịp nhập học vào tháng 9.

Hồ sơ CMTC sẽ cần các bằng chứng về tài chính rất mạnh. Nếu có người nhà ở nước đến học thì nên bao gồm thư support, mình cũng viết một lá thư hoàn toàn ủng hộ cháu trong chuyện học lên cao hơn tại Canada. Hồ sơ được tập hợp trong 1 tuần và nộp online lên tài khoản IRCC (văn phòng xét duyệt tại thành phố HCM). Hồ sơ CMTC bao gồm 9 mục:

• Form IMM 1294E apply Study Permit từ bên ngoài Canada
• Giấy khai sinh (scan bản gốc, bản dịch)
• Hộ chiếu (scan màu trang có ảnh và trang chữ kí)
• Thư chấp nhận nhập học của Đại học
• Các giấy tờ chứng minh tài chính (bảng lương, thuế, tài sản), bao gồm thư support của người nhà ở Canada (nếu có)
• Ảnh chân dung                      
• Form IMM 5645E (thông tin các thành viên trong gia đình)
• Form IMM 5257B (apply student visa từ ngoài Canada)
• Thư giải trình cá nhân: Kế hoạch học tập tại Canada (Study Plan), những kết nối với VN, điểm IELTS, bảng điểm PTTH 5 kì (tiếng Việt và dịch tiếng Anh).

Sau 5 tháng, hồ sơ im lìm không một tin tức phản hồi, …

Lúc này mình khá hoảng, bắt đầu cuống lên đọc cách nộp hồ sơ theo đường SDS. Đối với bậc học sau phổ thông, ngoài cách nộp hồ sơ chứng minh tài chính thông thường, còn có thêm một đường nộp có kết quả nhanh hơn gọi là SDS – Student Direct Stream, với điều kiện sinh viên có điểm IELTS tối thiểu 6.0, và nộp trước toàn bộ học phí năm đầu tiên cộng với kí gửi trước $10,000 vào một ngân hàng tại Canada, và khám sức khoẻ trước khi nộp hồ sơ. SDS xét duyệt hồ sơ khá nhanh, trên trang web của IRCC thì họ nói thường có kết quả sau 20 ngày lịch (khoảng 3 tuần), tuy vậy trên forum du học Canada nhiều người nói nhận được kết quả trong vòng 4-7 tuần.

Mình bắt đầu mở hồ sơ thứ 2, hồ sơ SDS được tập hợp trong 1 tuần bao gồm 12 mục:

• Form IMM 1294E apply Study Permit từ bên ngoài Canada
• Hộ chiếu (scan màu trang có ảnh và trang chữ kí)
• Bảng điểm PTTH 5 kì (tiếng Việt và dịch tiếng Anh).
• Guaranteed Investment Certificate (GIC) – $10,000 kí gửi tại một ngân hàng Canada           
• Bằng chứng đã nộp trước toàn bộ học phí năm đầu tiên (chứng nhận chuyển tiền cho trường hoặc thư từ trường – bank wire/transfer or letter from school).          
• Bằng IELTS
• Thư chấp nhận nhập học của Đại học
• Giấy khám sức khoẻ (upfront medical exam)
• Ảnh chân dung                      
• Form IMM 5645E (thông tin các thành viên trong gia đình)
• Form IMM 5257B (apply student visa từ ngoài Canada)
• Thư giải trình cá nhân: Kế hoạch học tập tại Canada (Study Plan), giấy khai sinh (bản gốc, bản dịch), những kết nối với VN, kế hoạch sau khi tốt nghiệp Đại học tại Canada, thư support của người nhà ở Canada.
• Form IMM 4576 (xác nhận dì ruột làm người đại diện)

Khi mở hồ sơ SDS, các mục yêu cầu bắt buộc sẽ nhiều hơn. Để hiện lên được danh sách các mục cần nộp của hồ sơ SDS mình sẽ cần trả lời YES cho các câu hỏi ban đầu, ví dụ:

• Đã khám sức khoẻ trong 12 tháng gần nhất? YES
• Đã có chứng chỉ IELTS trên 6.0? YES
• Đã có thư chấp nhận của Đại học/Cao đẳng? YES
• Đã nộp toàn bộ học phí năm đầu tiên? YES
• Đã có chứng chỉ GIC $10,000? YES

Chỉ cần một câu trả lời NO cho các câu hỏi này thì hồ sơ SDS sẽ không thể hiện ra (thực ra đây là lý do mình không nộp theo đường này từ đầu vì trả lời NO cho câu hỏi đầu tiên nên không hiện ra hồ sơ SDS, khá là ngốc nghếch, mãi sau mình mới nghĩ ra). Hai mục cuối cùng mình cũng mới tìm hiểu lần đầu tiên, chưa làm thì thấy khó chứ có kinh nghiệm rồi thì làm vài phút là xong, chỉ cần có đủ tiền thôi. 😀

Nộp học phí: Nếu chuyển khoản trong Canada thì dùng lệnh Bill Payment, tìm tên trường trong danh mục Payees, đặt số tài khoản là mã số sinh viên, gửi số tiền ứng với mục học phí năm đầu tiên trong thư nhập học. Nếu chuyển khoản từ ngoài Canada thì dùng lệnh Wire Transfer. Lưu lại bằng chứng chuyển tiền để nộp cùng hồ sơ SDS. Có thể log in vào tài khoản Portal trên trường cũng lưu được giấy biên nhận của trường (thường sau 1-2 ngày).

Chứng chỉ GIC $10,000 cho sinh viên: Mình tìm hiểu thấy 2 ngân hàng lớn tốt nhất là TD và Scotiabank. Mình có kinh nghiệm banking lâu năm với TD nên làm thử theo bank này, năm nay họ mới bắt đầu chương trình này nên không mất phí đăng kí, và thời gian để hoàn trả cũng nhanh hơn: sau khi sinh viên sang nhập học và tới ngân hàng lần đầu để xác nhận tài khoản thì họ sẽ hoàn trả ngay $2000 + lãi, sau đó 10 tháng mỗi tháng họ hoàn trả $800 + lãi (hiện tại lãi 5%/năm). Giấy GIC này dùng để hoàn thiện hồ sơ SDS theo yêu cầu của IRCC. Nguồn gửi tiền khá linh động: chỉ cần từ quốc gia sinh viên đang sinh sống, có thể từ tài khoản của sinh viên hoặc bố mẹ/người thân/bạn bè.

Scotiabank thì đã có chương trình này từ rất lâu, từ khi bắt đầu có SDS họ đã mở để phục vụ sinh viên, phí đăng kí 200$. Nguồn gửi tiền khá cứng nhắc, phải là từ tài khoản mang tên sinh viên từ quốc gia đang sinh sống.

Lưu ý: Bắt buộc phải chuyển tiền từ bên ngoài Canada, mình đã thử gửi từ bên trong Can và không thể thực hiện được. Phí nhận tiền khoảng 20$ vì thế sẽ phải gửi dư hơn một chút để đủ trả phí này. Ví dụ, nếu dùng TD bank thì phải gửi ít nhất là $10,050; nếu dùng Scotiabank thì phải gửi ít nhất là $10,250. Tài khoản ở VN sẽ phải mở tài khoản ngoại tệ để có thể thực hiện giao dịch này. Thời gian nhận được khá nhanh, trong vòng 2 ngày là nhận được.

Vậy là 2 hồ sơ đã được nộp song song, mình phải lưu ý là điều này thực sự không được chính phủ Canada khuyến khích (dù không phạm luật) vì nó làm hồ sơ trở nên phức tạp rất nhiều. Dù sau đó khi gia đình mình liên lạc với IRCC và có lý do chính đáng là do 5 tháng không nhận được phản hồi từ hồ sơ đầu tiên (mặc dù trên website của IRCC họ sẽ có kết quả sau 7 tuần), thì việc xét duyệt hồ sơ vẫn không thể được đẩy nhanh hơn. Thậm chí, họ không thể xét duyệt hồ sơ thứ 2 trước hồ sơ thứ nhất, cho dù nó được nộp theo diện xét nhanh, nhưng vì cùng là một người, họ sẽ phải quyết định hồ sơ thứ nhất trước (cùng một văn phòng xét duyệt tại tp HCM). Kết quả cuối cùng là họ duyệt hồ sơ CMTC đầu tiên và mình phải liên lạc lại với tư cách là người đại diện để rút hồ sơ thứ 2 sau khi có kết quả hồ sơ thứ nhất.

Nhấn mạnh lại lần nữa là Kinh nghiệm rút ra là nếu có điểm IELTS trên 6.0 thì nên apply giấy phép đi học Đại học theo diện SDS để tránh việc chờ đợi kết quả quá lâu, và Không nên nộp 2 hồ sơ cùng lúc.

Lúc này, cháu mình đã đang ở trong Canada theo diện visa thăm thân từ tháng 8. Để kịp nhập học tháng 9 thì có một cách, đó là Flag-poling. Trải nghiệm này khá vui, mình sẽ kể chuyện tiếp bài sau.

Ảnh hai dì cháu Tết Nhâm Thìn 2012